Come migliorare le tue capacità di management e come dimostrarle a colloquio

Indipendentemente dal settore, dal ruolo o dal livello di anzianità, le capacità di management sono fondamentali se vuoi svolgere il tuo lavoro in maniera ottimale.

Tutte le professioni ci richiedono di comunicare e collaborare con le persone, siano esse potenziali clienti, colleghi di lavoro, sottoposti o fornitori, e le capacità di management ti aiutano a lavorare meglio con tutte loro, soprattutto quando sei in una posizione di leadership.

Spesso pensiamo alle abilità di gestione come capacità che devono possedere solo dirigenti o manager.

In realtà, sono rilevanti anche se stai appena iniziando il tuo percorso professionale o se pensi che non diventerai mai un manager.

Probabilmente stai già usando le tue capacità di management ogni giorno senza rendertene conto!

Ma cosa sono esattamente queste capacità? Come le puoi sviluppare e come le puoi mostrare ai potenziali datori di lavoro?

In questa guida troverai tutte le risposte!

Cosa sono le capacità di management e perché sono importanti?

Le abilità di gestione sono importanti a qualsiasi livello per garantire la felicità e la soddisfazione lavorativa delle persone intorno a te: i tuoi capi, i colleghi o i membri del tuo team.

Sono l’insieme di abilità e competenze che ti aiutano a pianificare, organizzare ed eseguire qualsiasi progetto.

Diventano ancora più fondamentali man mano che sali la scala gerarchica di un’organizzazione, quando le tue responsabilità iniziano a includere anche la gestione delle altre persone all’interno dell’azienda.

7 tipi di capacità di management

Esistono molti tipi di abilità che possono essere considerate parte integrante di una buona gestione, indipendentemente dal fatto che tu sia formalmente un manager o un leader della tua organizzazione. Ecco i principali da considerare:

1. Comunicazione

Un buon comunicatore è colui che è capace di presentare informazioni e argomenti in modo chiaro, facilmente comprensibile e convincente, che si tratti di una riunione, un’e-mail o una presentazione. Le capacità di comunicazione ti consentono non solo di assegnare progetti e definire degli obiettivi con il tuo team, ma anche di mostrare loro come stai affrontando una specifica situazione. Questo li aiuta a imparare dal tuo modo di pensare e ad avere più fiducia nelle tue doti di leadership.

Se vuoi approfondire questo tema ti consiglio l’articolo “La capacità di comunicare è fondamentale nel lavoro”

La capacità di comunicazione è data da:

• Comunicazione verbale: la capacità di comunicazione verbale ti aiuta a portare chiarezza nelle discussioni su visione, strategia, incarichi e aspettative in riunioni individuali e di gruppo con il tuo team, i colleghi della tua organizzazione, i clienti e chiunque altro con cui interagisci. Le abilità verbali sono particolarmente importanti quando dai un feedback costruttivo ai tuoi compagni di squadra: dovrai assicurarti che i tuoi commenti siano facili da seguire e privi di pregiudizi e includano aspettative chiare sui prossimi passi da seguire per il raggiungimento dell’obiettivo.
• Comunicazione scritta: questa abilità aiuta il tuo pubblico a comprendere rapidamente il tuo punto di vista, le tue domande o le tue intuizioni per iscritto. Ovviamente è importante creare e-mail, messaggi e rapporti chiari, ma le capacità di scrittura diventano fondamentali quando si mettono insieme documenti per i propri collaboratori.
• Comunicazione non verbale: questo sottoinsieme di abilità comunicative si riferisce ai messaggi che invii con il tuo linguaggio del corpo. Ad esempio, se hai uno sguardo concentrato e diretto, il tuo pubblico sa che sei completamente attento a loro e non distratto dalle e-mail in arrivo.

Tali segnali possono essere difficili da monitorare, ma per ogni azione, considera l’impatto che stai avendo sul tuo team e come vuoi che gli altri ti percepiscano.

2. Leadership

“Leadership” è uno di quei termini che vengono usati spesso e in contesti molto vaghi, quindi può essere difficile da capire.

La maggior parte delle persone pensa alla leadership come a un tratto caratteriale che appartiene solo a coloro che lo possiedono naturalmente o hanno titoli di alto livello, ma non è vero. La leadership è un’abilità mentale: chiunque può diventare un leader con la giusta formazione.

Alcune delle abilità che un buon leader dimostra sono:

• Definizione della visione: in qualità di leader capace, non solo avrai una visione per la tua squadra, ma sarai anche in grado di comunicarla a loro per ottenere il loro consenso. Ciò garantisce che i tuoi compagni di squadra, indipendentemente dal loro ruolo, lavorino per gli stessi obiettivi e capiscano come il loro lavoro si inserisce nello scopo più ampio del gruppo.
• Definizione della strategia: la strategia è il modo in cui raggiungi la visione che hai per il team. In qualità di leader, dovresti avere un piano definito su come intendi raggiungere l’obiettivo finale e quindi cosa ogni membro del team dovrà fare nel suo specifico lavoro quotidiano. Anche in questo caso, è fondamentale fare in modo che tutti capiscano che sono una parte fondamentale per il raggiungimento dell’obiettivo finale.
• Supporto e sostegno: un buon leader sostiene i membri del team quando non sono nella stanza e rappresenta anche l’azienda quando necessario. Ad esempio, potresti dover convincere il tuo capo a dare al tuo collega un nuovo ruolo o un aumento di stipendio in base ai suoi obiettivi di lavoro e di carriera. Oppure potresti dover spiegare una decisione aziendale al tuo collega in un incontro individuale in modo che possa sentirsi più a suo agio con essa.

3. Risoluzione dei problemi (Problem solving)

I problemi sono destinati a sorgere regolarmente nella tua vita lavorativa, sia che si tratti di raggiungere i tuoi obiettivi o di gestire le tensioni interpersonali nel tuo team.

In qualità di manager, avrai bisogno di capacità di problem solving non solo per gestire le crisi lavorative, ma anche per guidare i tuoi compagni di squadra attraverso eventuali problemi che incontreranno.

Affrontare situazioni difficili può essere scoraggiante e difficile, però queste possono essere potenti esperienze di apprendimento per affinare le tue capacità di management.

Ecco alcune capacità di problem solving di cui avrai bisogno come buon manager:

• Ascolto empatico: ascoltare un sottoposto frustrato, un compagno di squadra scontento o un cliente insoddisfatto con una mente aperta, ti consente di metterti nei suoi panni e comprendere le cause e l’ampiezza del problema dal suo punto di vista.
• Definizione di un processo decisionale: una volta raccolte tutte le opinioni e i dati pertinenti per analizzare il problema e comprendere le opzioni, dovrai determinare un percorso da seguire. Potresti ad esempio implementare nuove tattiche di vendita, nel caso di obiettivi commerciali non raggiunti, o implementare una nuova struttura organizzativa del team per risolvere un conflitto tra i membri del gruppo di lavoro.
• Orientamento all’azione: sebbene spesso trascurato, agire è un’abilità fondamentale per la risoluzione dei problemi. Se un problema viene risolto subito si evitano tutta una serie di problemi maggiori. Qualunque sia il percorso che scegli, agisci rapidamente e in un modo che faccia sentire tutte le parti ascoltate e comprese. Questo ti aiuterà a fidelizzare clienti e compagni di team nel lungo termine.
• Pianificazione proattiva: le persone più capaci nel problem solving, sono quelle che mettono in atto processi o linee guida in modo che lo stesso problema non si ripresenti in futuro. Per i conflitti interpersonali che sorgono, ad esempio, dalla competizione, la soluzione potrebbe essere stabilire ruoli e responsabilità distinti. Per le scadenze mancate, può significare stabilire una persona di riferimento responsabile della gestione delle scadenze.

4. Gestione dei progetti

Le capacità di gestione dei progetti sono un ottimo esempio di capacità di management che quasi tutti usano in una certa misura, indipendentemente dal titolo o dal livello.

La gestione di un progetto implica la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio di tutte le fasi che lo compongono, garantendo che la qualità del lavoro sia elevata e le tempistiche siano rispettate.

Avrai bisogno di abilità come:

• Gestione del tempo: dovrai assicurarti che il tuo progetto segua le tempistiche stabilite e che in caso di ritardi, ci siano dei piani di recupero. La gestione del tempo implica anche il monitoraggio del lavoro del team rispetto ai programmi pianificati.
• Pianificazione del budget: produrre un lavoro eccellente spesso è inutile se è più di quanto la tua azienda o il tuo cliente possono permettersi di pagarlo, quindi è fondamentale capire come fornire un lavoro della migliore qualità possibile senza superare il budget fissato.
• Gestione delle persone: spesso la parte più importante della gestione del progetto, è la gestione delle persone. Quando scegli i compagni di squadra per lavorare su determinati progetti e decidi quale attività assegnare a quale compagno di squadra, considera:
  • Chi ha il tempo per terminare il lavoro nel tempo richiesto?
  • Chi ha le capacità per portare a termine il progetto?
  • Quali obiettivi e ambizioni di carriera saranno raggiunti lavorando a questo progetto?
  • Chi ha bisogno di migliorare un’abilità attraverso questo progetto?
• Delega: una volta che hai creato il tuo team, hai definito il budget e la tempistica, devi sapere quando fare un passo indietro e delegare. I manager, in particolare quelli all’inizio del loro percorso di leadership, spesso vogliono fare tutto da soli perché pensano di poterlo fare più velocemente. Anche se questo è probabilmente vero in alcuni casi, può anche essere dannoso per il team a lungo termine: se accumuli compiti, diventerai tu stesso un collo di bottiglia e il tuo team non avrà mai l’opportunità di imparare cose nuove.

5. La capacità di dare e ricevere feedback

Quando si parla di capacità di gestione, si parla principalmente di come fornire feedback. Questa è parte integrante del lavoro, ma i migliori manager sanno anche come ricevere feedback dai loro dirigenti e altri compagni di team.

Il feedback può essere un argomento delicato e i manager hanno l’opportunità di gestire le modalità, dando e ricevendo giudizi e opinioni in modo costruttivo e con gentilezza, creando una cultura sana attorno a quella che spesso è una parte scomoda del lavoro.

Ecco alcune abilità che dovrai esercitare per dare e ricevere feedback al meglio:

• Onestà: Dare feedback può essere un’esperienza difficile, perché spesso non sappiamo come l’altra persona reagirà. Tuttavia, le buone capacità di gestione richiedono che affronti questo disagio per fornire feedback nel modo più onesto possibile, con esempi e dati dove possibile. Ad esempio, essere onesti sui propri errori può essere un ottimo modo per mostrare al proprio team che gli errori accadono, creando così una cultura del lavoro sicura che alimenta dipendenti felici e offre risultati migliori.
• Raccolta dati: spesso pensiamo ai dati solo nel contesto delle operazioni aziendali, ma possono anche essere determinanti per fornire feedback. Ad esempio, dire semplicemente a qualcuno che le sue capacità di gestione del tempo hanno bisogno di un netto miglioramento è meno convincente rispetto a fornire esempi di scadenze non rispettate o ritardi costanti agli appuntamenti.
• Tempestività: come manager, dovresti fornire feedback in modo tempestivo. Questo perché ricevere un feedback tempestivo consente ai tuoi sottoposti di mettere in atto i consigli il prima possibile. Inoltre, probabilmente dimenticherai i dettagli del tuo feedback nel tempo, il che significa che i tuoi consigli potrebbero non essere utili quando alla fine ti deciderai a parlare con la persona.
• Umiltà: i manager eccellenti, indipendentemente dalla loro anzianità, si rendono conto che nessuno è perfetto o al di sopra del feedback e sono sempre desiderosi di migliorarsi. Questo può essere fatto sia con il contributo di leader e colleghi, sia con il contributo di sottoposti o dipendenti più giovani.

6. Intelligenza emotiva

In definitiva, essere un buon manager si riduce ad una cosa: l’intelligenza emotiva, che è la capacità di essere consapevoli delle proprie emozioni e di quelle degli altri e di regolare di conseguenza le proprie azioni e reazioni. Non significa che devi dimenticare di essere professionale, ma che stai mostrando in parte anche il tuo lato umano.

L’intelligenza emotiva comporta:

• Consapevolezza: il primo passo quando si parla di intelligenza emotiva è riconoscere ed elaborare le emozioni. Un buon manager sarà in sintonia con i propri sentimenti e stati d’animo e sarà consapevole di come questi influenzano il suo lavoro, il suo modo di comunicare e le relazioni con gli altri. È anche fondamentale essere attivi nel percepire le emozioni degli altri, che si tratti di un collega, di un leader, di un cliente o di un fornitore.
• Vulnerabilità: puoi scegliere quanto vuoi essere vulnerabile, data la tua personalità e il tuo rapporto con gli altri, ma essere aperto con il tuo team sulle preoccupazioni o sulle difficoltà che potresti avere, ti legherà più saldamente alla tua squadra.
• Responsabilità: un vero leader è colui che è in grado di assumersi le responsabilità dei propri errori anche di fronte al team.
• Saper lodare: a tutti piace essere elogiati per un lavoro ben fatto, ma è anche importante elogiare in un modo corretto, per dare il giusto impatto al risultato raggiunto. Ciò significa andare oltre a “Buon lavoro!” o “Ben fatto!”, definendo esattamente ciò che hai apprezzato della performance di qualcuno. Devi essere specifico in modo che il tuo compagno di team sappia che l’hai notato e apprezzato davvero.

7. Diversità e inclusione

Con l’aumento della consapevolezza sulle disuguaglianze sul posto di lavoro, le questioni relative alla diversità e all’inclusione sono in primo piano.

Dal momento che leader e manager svolgono un ruolo chiave nel plasmare le politiche e la cultura aziendale, essere inclusivi non è più una caratteristica trascurabile.

Di seguito sono elencate alcune abilità che puoi utilizzare per rendere il tuo team più inclusivo:

• Curiosità: la curiosità è il modo in cui i bravi manager imparano qualsiasi cosa. Essere curiosi ti consente di apprendere continuamente le migliori pratiche, i tuoi pregiudizi, le esperienze e il modo di ragionare dei tuoi compagni di team.
• Apertura mentale: la maggior parte dei comportamenti di esclusione sul posto di lavoro si verificano perché gli standard (di qualità del lavoro, aspetto, comportamenti, ecc.) di poche persone sono definiti come universali. Ma come manager inclusivo, hai l’opportunità di essere aperto ai precedenti, alle storie e alle competenze uniche dei membri del tuo team e usarli per aiutarli a definire standard di eccellenza che non li escludano.
• Capacità di creare spazi sicuri: la tua apertura e curiosità per le esperienze e le identità degli altri non saranno molto utili, se i tuoi colleghi non si sentiranno abbastanza al sicuro da parlare con te delle loro esperienze. Parte dell’essere un manager inclusivo significa creare spazi sicuri per i tuoi compagni di squadra dove possono condividere con te le loro preoccupazioni, traumi, sensi di colpa o lamentele senza timori.

Come puoi migliorare le tue capacità di gestione?

Lavorare sul tuo modo di gestire le situazioni può essere spesso scomodo perché devi spesso analizzare le tue aree di crescita. Ma come qualsiasi altra abilità, possono essere migliorate nel tempo con un po’ di sforzo. Ecco alcuni suggerimenti su come iniziare:

1. Definisci il tuo stile di management

Dovresti pensare a priori a che stile di management vorresti attuare a seconda del tipo di persona che sei, ma anche a seconda delle persone che compongono il tuo team.

Come vuoi presentarti? Come vuoi che gli altri ti percepiscano?

Ad esempio, potresti apprezzare l’essere accessibile agli altri membri del team e quindi la tua porta dell’ufficio è sempre aperta. Oppure se sei una persona molto impegnata, preferisci che si lavori attraverso riunioni e appuntamenti programmati.

In entrambi i casi stai trovando il tempo da dedicare ai tuoi colleghi, ma i diversi stili di management comunicano i tuoi valori e le tue preferenze.

Definire con chiarezza il tuo stile di management ti rende più autentico e aiuta il team a capire in modo corretto le tue parole, le tua azioni e le tue decisioni a lavoro.

2. Chiedi un feedback a 360 gradi

I migliori manager sanno che lo sviluppo delle capacità di gestione è uno sforzo continuo e che devono evolversi con le esigenze dell’organizzazione, del team e del carico di lavoro. Un buon modo per assicurarti di essere sempre consapevole delle tue aree di crescita è chiedere ai tuoi compagni di team, a tutti i livelli, cosa stai facendo bene e dove potresti migliorare.

3. Cerca risorse utili online

Ci sono molte risorse disponibili su Internet per aiutarti a migliorare alcune specifiche capacità di management.

Udemy è un ottimo sito dove puoi trovare corsi per sviluppare o migliorare alcune skills particolari. Se sei un nuovo cliente puoi acquistare i migliori corsi a meno di 15€.

Ricorda che la maggior parte dei datori di lavoro ha un budget per la formazione, quindi puoi chiedere alla tua azienda tempo e supporto finanziario se vuoi iscriverti.

4. Assumi un coach di carriera o chiedi aiuto ad un mentore

Ad un certo punto del tuo percorso di auto-miglioramento, probabilmente avrai bisogno di feedback e consigli più personalizzati di quelli che puoi trovare online. Se te lo puoi permettere, considera di investire in un coach di carriera che può prendersi il tempo necessario per comprendere il tuo background, la tua carriera, le aree di miglioramento e gli obiettivi per aiutarti a elaborare un piano d’azione che sia unico per te.

Se questa non è un’opzione, identifica alcune persone di riferimento della tua rete personale o professionale che ti conoscono bene e potrebbero essere in grado di fornire consigli su cose con cui stai lottando.

Per me, è un’amica che fa il mio stesso lavoro in un ambiente diverso. È la persona che chiamo quando ho bisogno di consigli su come affrontare una spinosa questione lavorativa.

Ricorda che un mentore non deve necessariamente essere più vecchio di te. In base ai tuoi obiettivi, potrebbe essere utile scambiare idee con uno o due colleghi fidati poiché probabilmente si trovano ad affrontare le stesse sfide e possono avere prospettive che altri potrebbero non essere in grado di fornire.

Come mostrare le tue capacità di management nella ricerca di lavoro?

Questi suggerimenti ti aiuteranno a determinare il modo migliore per mostrare non solo le capacità di management che già possiedi, ma anche il tuo potenziale, in modo da poter raggiungere ruoli per i quali potresti non sembrare abbastanza esperto sulla carta.

• Metti in mostra le capacità manageriali che già possiedi, questo è un passaggio particolarmente importante per coloro che potrebbero essere alla ricerca di ruoli manageriali, ma non hanno ancora gestito direttamente nessuna persona. Devi preparare delle descrizioni di situazioni realmente accadute, nelle tue precedenti esperienze lavorative, in cui hai dovuto gestire progetti o momenti di difficoltà, spiegando come lo hai fatto.
• Mostra nel tuo curriculum le tue capacità di management, invece di semplicemente usare le solite frasi comuni nel tuo curriculum, tipo “persona orientata ai risultati”, dimostralo attraverso i fatti. Ad esempio: “Ho gestito il progetto della costruzione del nuovo capannone aziendale per un investimento totale di 5 milioni di €”. Mostrare l’impatto è particolarmente importante per i dirigenti senior, in quando dimostri di avere una mentalità incentrata sui risultati non solo nel modo in cui ti presenti, ma anche nel modo in cui ti approcci al tuo lavoro. Se ti interessa qui ho scritto le migliori guide per scrivere un curriculum perfetto.
• Entra nel cuore della questione durante i colloqui, i colloqui di lavoro di maggior successo che ho visto durante la mia carriera sono quelli in cui le persone sono state in grado di descrivere le loro esperienze in dettaglio. Dovresti essere pronto a rispondere alle domande del colloquio che potrebbero presentarsi per ruoli dirigenziali (insieme ad altre domande comuni del colloquio). Ma non importa quale sia la domanda, preparati le tue risposte inserendo almeno uno o due esempi dettagliati delle tue esperienze passate, che consentano all’intervistatore di vedere come metti in pratica quelle capacità di management e lo aiutano ad immaginarti nel ruolo. Se ti interessa qui ho scritto le migliori guide per prepararti al meglio per il colloquio di lavoro.
• Trova un modo per distinguerti, per qualsiasi posizione per cui stai facendo il colloquio, trova un modo per distinguerti dalla massa mentre mostri le abilità che sono fondamentali per quel ruolo. Ad esempio, descrivi nel dettaglio un progetto che hai portato a termine e con quali risultati.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo visto cosa si intende per capacità di gestione, come puoi migliorare le tue capacità di management e come puoi mostrarle durante il colloquio di lavoro.

Le capacità di gestione sono qualcosa su cui probabilmente non smetterai mai di lavorare. Le tue abilità sono destinate a cambiare quando cambi lavoro, o addirittura cambi carriera, e quando il tuo titolo e le tue responsabilità si modificano.

Spero comunque che questa guida ti serva come punto di partenza per riflettere sulle tue capacità di management e su come migliorarle e metterle in risalto per la tua crescita professionale e personale.

Come sempre se hai dubbi e domande scrivi qui sotto un commento o inviami un messaggio in Instagram (@monicalucadello).

Buona ricerca!

Monica