La capacità di comunicare è fondamentale nel lavoro

Indipendentemente dal lavoro che svolgi o dal settore in cui lavori, hai bisogno di forti capacità comunicative, ovvero abilità, tratti e conoscenze che ti aiutino a fornire e ricevere informazioni.

Che tu stia chiamando potenziali clienti, facendo una riunione con i clienti, inviando un’e-mail al tuo capo, scrivendo un comunicato stampa, parlando con i tuoi colleghi o facendo qualsiasi altra cosa che richieda di trasmettere o ricevere qualsiasi tipo di messaggio, sono le tue capacità di comunicare che lo rendono possibile.

Le persone giudicano la tua competenza, le tue idee, i tuoi punti di forza, i tuoi punti deboli e il tuo potenziale in base a come comunichi.

Ad esempio, un abile ingegnere meccanico che non è in grado di comunicare un piano o un problema al resto del proprio team o ai propri manager potrebbe perdere credibilità.

Una comunicazione forte garantisce che i membri del tuo team o della tua azienda lavorino bene insieme e raggiungano i loro obiettivi. Anche se sei un lavoratore autonomo, devi comunque parlare con clienti o fornitori per raggiungere i tuoi obiettivi di business!

In questo articolo vedremo insieme prima di tutto quali sono i diversi tipi di comunicazione, poi scopriremo quali sono le abilità di comunicazione fondamentali sul lavoro e approfondiremo come mostrare la tua capacità di comunicazione quando sei alla ricerca di un nuovo lavoro.

L’articolo è un po’ lungo quindi mettiti comodo e cominciamo…

I diversi tipi di comunicazione

La comunicazione può avvenire in diversi modi e attraverso diversi mezzi.

Ecco le quattro tipologie di comunicazione più comuni di cui avrai bisogno nel tuo lavoro:

• La comunicazione verbale comprende le parole che dici e ascolti dagli altri, principalmente di persona, al telefono o in una video chiamata. In altre parole significa parlare e ascoltare. Ricordati comunque che l’ascolto è spesso la parte più importante.
• La comunicazione non verbale coinvolge i messaggi che trasmettiamo senza usare le parole, sia ciò che il nostro linguaggio del corpo e il tono di voce trasmettono, sia come ci posizioniamo nello spazio rispetto al nostro interlocutore, sia come ci vestiamo o ci presentiamo.
• La comunicazione scritta è la trasmissione di informazioni attraverso il testo. Questo articolo è comunicazione scritta, così come le tue e-mail, i tuoi SMS e i tuoi messaggi Whatsapp. Le capacità di scrittura sono fondamentali per avere successo sul posto di lavoro, indipendentemente da quale sia il tuo lavoro.
• La comunicazione visiva si riferisce all’uso di immagini, tabelle, grafici o altre immagini per comunicare informazioni. Se devi fare una presentazione PowerPoint, questa è comunicazione visiva. Il design di un prodotto è un’altra forma di comunicazione visiva che può inviare messaggi meno espliciti alle altre persone sul tuo brand o sui valori aziendali.

Probabilmente usi tutte e quattro queste forme di comunicazione, ma, a seconda del tuo lavoro, potresti dipendere da alcune più di altre.

8 abilità di comunicazione importanti sul lavoro

Ecco 8 abilità comunicative che puoi utilizzare sul posto di lavoro attraverso diversi mezzi per assicurarti di essere compreso e comprendere gli altri.

1. Ascolto attivo

L’ascolto attivo è una degli aspetti più importanti della capacità di comunicare. Significa ascoltare in modo da conservare il contenuto di ciò che ti viene detto, cogliere l’intento di chi parla e avere un’idea dei sentimenti e delle emozioni della persona che stai ascoltando. L’ascolto attivo può aiutarti a raccogliere le informazioni di cui hai bisogno, ridurre i problemi di comunicazione, costruire relazioni e collaborare bene con gli altri.

Quando pratichi l’ascolto attivo, stai prestando attenzione non solo alle parole dell’altra persona, ma anche al suo tono di voce, al linguaggio del corpo e a qualsiasi altro segnale. Se stai solo aspettando la tua occasione per parlare o stai ascoltando solo ottenere ciò di cui pensi di aver bisogno, non stai praticando l’ascolto attivo.

Per ascoltare attivamente, guarda negli occhi la persona che parla, annuisci e reagisci con espressioni facciali appropriate. Dovresti anche essere interessato a ciò che la persona sta realmente dicendo: prendere appunti, porre domande, riaffermare ciò che ha appena detto e offrire soluzioni o suggerimenti. Ma fai solo queste cose in modo autentico, altrimenti non funzionerà.

L’ascolto attivo è più rilevante quando parli con le persone, ma puoi usare strategie simili quando rispondi alla comunicazione scritta o visiva. Chiediti: qual è l’intento del comunicatore? Cosa puoi scoprire sui suoi sentimenti o emozioni?

2. Metodo di comunicazione e scelta del tono

Questa abilità consiste nello scegliere la migliore forma di comunicazione per una situazione particolare, che può fare la differenza nel modo in cui il tuo messaggio viene ricevuto e compreso. Pensa a ciò che è verbale, scritto e visivo.

Per scegliere il giusto metodo di comunicazione è necessario:

• Analizzare il tuo pubblico, ad esempio potresti inviare rapidamente un messaggio a quel collega con cui sei più legato, ma devi dedicare del tempo a scrivere un’e-mail professionale per il direttore generale o a prendere il telefono e chiamare un cliente.
• Considerare il mezzo migliore per questo particolare messaggio, quale sarà il modo più semplice per comunicare chiaramente il tuo messaggio? Ad esempio, potresti scegliere l’e-mail o un incontro di persona o una telefonata.
• Considerare i tuoi punti di forza e le tue preferenze, non dimenticare di prendere in considerazione te stesso! Fai fatica a far passare per email punti complessi? Sei bravo nelle presentazioni dei dati?

Dovrai anche abbinare il tuo tono al contenuto della tua comunicazione. È una situazione seria o un’interazione con una persona che non conosci bene? Allora mantieni un tono più formale. È qualcosa per cui non vuoi che l’altra persona si stressi troppo? Usa un tono informale.

3. Chiarezza

La chiarezza nella comunicazione è duplice: ogni volta che comunichi, devi prima sapere cosa tu stai cercando di ottenere, quindi devi assicurarti di trasmettere chiaramente quegli obiettivi al tuo interlocutore.

Prima di ogni comunicazione dovresti prenderti un momento per pianificare. La durata e la modalità di una fase di pianificazione variano ampiamente a seconda della situazione: per una presentazione importante, potrebbero essere necessari giorni o settimane, mentre per un messaggio veloce a un collega potrebbero bastare pochi minuti o meno .

Indipendentemente da ciò, prendi un attimo prima di parlare, digitare o fare qualsiasi altra cosa: cosa vuoi che la persona venga a sapere? Ad esempio, vuoi aggiornarla su un progetto in corso? Chiedergli di fare qualcosa per te? Risolvere un conflitto? Fargli sapere che ha fatto un ottimo lavoro?

Una volta che conosci il tuo obiettivo, assicurati che sia chiaro durante tua comunicazione. Stai affermando direttamente i punti principali del tuo messaggio? Il destinatario del tuo messaggio ha le informazioni e il contesto di cui ha bisogno per capire cosa stai dicendo? Stai dando troppe o poche informazioni? Se stai facendo una richiesta, la chiarezza è particolarmente importante. E se non sei sicuro che il tuo messaggio sia stato ricevuto chiaramente, puoi sempre confermare chiedendo.

4. Consapevolezza del pubblico

La consapevolezza del pubblico è sapere quali sono i destinatari del tuo messaggio mentre lo stai pianificando e consegnando. Personalizzare il modo in cui comunichi al pubblico specifico ti aiuta a essere compreso e a raggiungere il tuo obiettivo.

Ogni volta che comunichi con qualcuno, utilizzando qualsiasi mezzo, tieni in considerazione chi è e che ruolo ha. Ecco alcune domande che dovresti farti sul tuo pubblico:

• Cosa sanno dell’argomento di cui sto parlando?
• Che tipo di interesse hanno su questo determinato argomento? Ad esempio, un collega dell’amministrazione potrebbe essere più concentrato su quanto denaro costerà un nuovo progetto mentre qualcuno del marketing potrebbe essere più interessato a come verrà comunicato ai clienti.
• Conosci come il tuo pubblico assorbe al meglio le informazioni in base alle tue precedenti interazioni?
• Capiranno il gergo che usi?
• Perché quello che stai dicendo è importante per loro?

5. Intelligenza emotiva ed empatia

L’intelligenza emotiva è la capacità di essere in sintonia con le emozioni, sia le proprie che quelle degli altri, e rispondere ad esse in modo appropriato in una determinata situazione. Sul posto di lavoro, questo spesso significa entrare in empatia con gli altri. L’intelligenza emotiva può aiutarti a costruire relazioni più forti, evitare di diffondere conflitti e contribuire a un ambiente di lavoro sano e produttivo.

Per utilizzare l’intelligenza emotiva nella comunicazione di lavoro, prenditi il ​​tempo necessario per valutare il tuo stato emotivo e per analizzare anche lo stato emotivo dell’altra persona.

6. La capacità di dare e ricevere feedback costruttivi

Ad un certo punto, dovrai valutare il lavoro degli altri per aiutarli a migliorare e garantire risultati di qualità per la tua azienda e dovrai ricevere tu stesso valutazioni simili.

Il feedback costruttivo è uno strumento fondamentale per far crescere l’azienda.

Quando dai a qualcuno un feedback costruttivo, dovrebbe essere chiaro e orientato all’azione e non dovrebbe mai essere un’opportunità per umiliare o criticare qualcuno.

Quando invece sei tu che ricevi un feedback, resisti alla tentazione di metterti sulla difensiva. Usa le tue capacità di ascolto attivo e l’intelligenza emotiva per assicurarti di capire non solo ciò che l’altra persona sta dicendo, ma anche perché lo sta dicendo.

7. Consapevolezza del linguaggio del corpo

Il linguaggio del corpo è fondamentale nella capacità di comunicare ed è una parte importante della comunicazione non verbale. È il modo in cui esprimi te stesso sia mentre parli che mentre ascolti, inclusa la tua posizione, postura, espressioni facciali e movimenti.

In generale, ci sono quattro scenari in cui è necessario essere consapevoli del linguaggio del corpo:

• Il linguaggio del corpo degli altri quando ascoltano, capire il linguaggio del corso di chi ti ascolta è un’abilità importante per capire se stai trasmettendo nel modo giusto le informazioni.
• Il linguaggio del corpo degli altri quando parlano, puoi imparare molto dal linguaggio del corpo di qualcuno mentre ti parla di un’idea, di un progetto o di un problema che è sorto.
• Il tuo linguaggio del corpo quando ascolti, assicurati che i concetti e le tue espressioni facciali corrispondano se non vuoi creare problemi nella comunicazione.
• Il tuo linguaggio del corpo quando parli, anche in questo caso assicurati che le tue parole e le tue espressioni facciali corrispondano, se non vuoi creare problemi nella comunicazione.

8. Presentare e parlare in pubblico

Nella maggior parte dei percorsi di carriera, dovrai comunicare con un gruppo di persone, che si tratti di condividere le tue idee, i risultati del tuo lavoro o un prodotto creato da te o dal tuo team. Presentare e parlare in pubblico sono due abilità comunicative diverse, ma molto correlate.

Parlare in pubblico è parlare a un gruppo di persone.

Le presentazioni sono generalmente incontri prestabiliti in cui si deve parlare in pubblico, spesso con un elemento visivo delle slides.

Per avere successo nel parlare in pubblico, dovrai combinare molte delle altre abilità descritte in questo paragrafo come:

• Chiarezza
• Consapevolezza del pubblico
• Linguaggio del corpo.

Parlare in pubblico è una di quelle abilità in cui le persone hanno la tendenza a credere di essere brave o cattive, ma non è vero. Puoi assolutamente migliorare le tue capacità di parlare in pubblico attraverso la pratica! Inizia parlando di più o offrendoti di presentare in riunioni di gruppo più piccole in cui ti senti più a tuo agio, o anche solo a un gruppo di amici o persone care, e vedrai che con la pratica otterrai dei miglioramenti.

Come puoi mostrare la tua capacità di comunicare nella tua ricerca di lavoro

I datori di lavoro vogliono dipendenti con forti capacità di comunicare.

Come li convinci che sei la persona adatta?

Identifica quali abilità comunicative sono più importanti per quel determinato ruolo

Quali tipi di comunicazione verranno utilizzati più spesso nel lavoro per cui ti stai candidando? Scorri la descrizione del lavoro e verifica se vengono menzionate delle attività per le quali sono necessarie determinata abilità di comunicazione.

Se ad esempio dovrai gestire un team di persone, sarà importante mostrare che sei in grado di comunicare in modo chiaro gli obiettivi da raggiungere, ma anche che riesci a capire cosa stanno cercando di comunicarti i tuoi collaboratori anche attraverso il linguaggio non verbale.

Descrivi le tue abilità comunicative quando ti candidi

Quando ti candidi per una determinata posizione, menziona le tue capacità comunicative più importanti per questo ruolo direttamente nel curriculum.

Per farlo puoi riassumere come hai collaborato con altre persone, gestito determinate situazioni, e ottenuto risultati utilizzando gli elenchi puntati.

Eventualmente puoi espandere questi argomenti nella lettera di presentazione.

Infine, tieni presente che il tuo curriculum e la tua lettera di presentazione sono essi stessi esempi delle tue capacità di comunicare. Quindi assicurati che siano ben scritti, senza errori, che siano chiari e che sia facile capire quali informazioni stai cercando di trasmettere.

Se ti interessa, puoi leggere le guide che ho scritto su come scrivere un ottimo curriculum.

Mostra in azione la tua capacità di comunicare durante il colloquio

I colloqui, che siano di persona o al telefono o in video, sono ottime opportunità per presentarti come un ottimo comunicatore verbale e non verbale.

Preparati a rispondere alle domande più comuni del colloquio. Durante l’intervista, ascolta attivamente, comunica in modo chiaro e conciso, sii consapevole del tuo linguaggio del corpo e di quello del selezionatore e dimostra la tua intelligenza emotiva.

Ricorda, i colloqui sono conversazioni, quindi assicurati di porre domande e di essere simpatico e positivo.

Se ti può essere utile, ho scritto diverse guide su come prepararsi al meglio al colloquio di lavoro.

Comunica in modo professionale durante tutto il processo di selezione

Ogni interazione con il tuo potenziale datore di lavoro è un’opportunità per mostrare loro la tua capacità di comunicare, quindi sfrutta questi momenti a tuo vantaggio.

Rispondi alle email e alle telefonate in modo professionale e fai sapere loro di eventuali difficoltà che si presentano che potrebbero interessarli. Ad esempio, se il tuo lavoro attuale prevede una riunione dell’ultimo minuto il giorno in cui hai programmato un colloquio, invia un’e-mail al tuo intervistatore avvisandoli c’è anche la possibilità di arrivare in ritardo.

Assicurati di fornire loro tutte le informazioni che chiedono in modo chiaro e tempestivo e invia email di ringraziamento dopo il colloquio.

Se scrivi delle email di follow up per avere informazioni sul processo di selezione, fallo con rispetto e in modo educato e positivo.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo visto come la capacità di comunicare è fondamentale sia nel tuo lavoro attuale, sia nel momento in cui sei alla ricerca di un nuovo lavoro.

Migliorare la tua capacità di comunicare non è impossibile, ti basta fare pratica parlando con gli altri. Eventualmente online puoi trovare diversi corsi per migliorare le tue abilità comunicative.

Ricorda sempre che per comunicare in modo efficace non basta solo saper parlare bene, ma anche saper ascoltare attivamente gli altri e riuscire a capire la comunicazione non verbale.

Questo è importantissimo in qualsiasi lavoro.

Spero che questo articolo sia stato interessante. Se hai domande, dubbi o semplicemente vuoi lasciare il tuo commento, scrivi pure sotto o in Instagram (@monicalucadello).

Ci vediamo in giro!

Monica